AHB Solutions levert sales en service toebehoren aan autohandelaren in heel Europa. Vanuit een centraal magazijn in Duitsland worden de AHB producten verdeeld over een netwerk van franchisehouders die elk hun eigen accenten kunnen leggen in de aanpak per land / marktsegment. Voor België, Frankrijk en Luxemburg worden de bestellingen verwerkt vanuit Rijsel (Frankrijk). Naast het standaard aanbod met AHB-producten wordt het aanbod aangevuld met onder meer POS materiaal voor de tweedehandsmarkt. Ik was destijds bij AHB als interne consultant verantwoordelijke voor de marketing en e-commerce, en intern projectleider voor de implementatie van Odoo.
Tijdens de reorganisatie van het magazijn
Hoewel pioniers op vlak van e-commerce werd bij AHB reeds 15 jaar op dezelfde manier gewerkt. Er was nood aan een grote schoonmaak in het magazijn om plaats te maken voor nieuwe producten en er moest dringend digitaal gewerkt worden. Alle administratie zoals controleren van betalingen, aanvullen van de voorraad, opmaken van offertes en facturen, … gebeurde manueel via erg verouderde software. Met veel dubbele invoer en uitprinten van documenten voor interne informatie-uitwisseling met het magazijn.
Na de implementatie van Odoo kunnen de twee medewerkers die full time met administratie bezig waren hun tijd volledig besteden aan verkoop en aan hun tevreden klanten.
Magazijnbeheer
We begonnen met een audit en analyse van het magazijn. Oude producten werden in outlet geplaatst of gerecycleerd. Het magazijn werd grondig schoongemaakt en deels voorzien van nieuwe rekken en bakken, o.a. voor bulkstockage in de hoogte. Er werden locaties ingevoerd en het magazijn werd deels georganiseerd met vaste wegzetlocaties op basis van populariteit voor efficiënte pickingrondes. Voor de bewerkingen in het magazijn werd gekozen voor een Zebra smart device met Odoo applicatie en hoogwaardige barcode scanner. Het aantal fouten bij de pick&pack, intake en tellingen werd hierdoor herleid tot bijna nul. Bovendien krijgt de medewerker de pickingen automatisch te zien om het toestel, en worden bij het afsluiten automatisch de nodige labels en pakbonnen geprint.
Het magazijn voor en na. Naast efficiënter werken is een proper magazijn een stuk aangenamer voor de medewerkers.
Boekhouding
Voor de boekhouding werd met de hulp van een Franse Odoo partner een audit gedaan als voorbereiding op de overdracht naar Odoo. Er werd van de gelegenheid gebruik gemaakt om alle historische openstaande posten weg te werken. In Odoo worden betalingen automatisch verwerkt doormiddel van koppeling aan de bankrekeningen en betaalproviders. Bovendien worden openstaande facturen automatisch opgevolgd volgens een volledig aanpasbaar schema. Te factureren orderlijnen worden automatisch klaargezet door Odoo, zo kunnen geleverde orders snel en correct worden gefactureerd.
"Na de implementatie van Odoo kunnen de twee medewerkers die full time met administratie bezig waren hun tijd volledig besteden aan verkoop en aan hun tevreden klanten."
E-commerce
De online shop werd verbeterd en opnieuw gebouwd in Odoo en op basis van de nieuwe correcte magazijndata werden alle producten geïmporteerd. De betaalproviders voor zowel de website als de bestellingen aangemaakt door de verkopers werden naadloos geconnecteerd met de boekhouding. Bestellingen die betaald worden gaan hierdoor automatisch naar het magazijn voor verwerking.
Inkoop
Voor de inkoop wordt ook gewerkt met het Zebra smart device. Met de barcode en ingebouwd touchscreen worden inkomende goederen snel gecontroleerd en geteld. Na afsluiten van de telling wordt de stock direct aangepast op de website. Alle bestellingen in wacht worden automatisch klaargezet voor verwerking in het magazijn. Voor de populaire producten werden automatische aanvulregels aangemaakt: zo is er steeds voldoende voorraad in het magazijn. Voor minder populaire producten, of producten die niet op voorraad worden gehouden in het magazijn worden automatisch inkooporders klaargezet bij het bevestigen van een verkooporder.
Doorheen de volledige flow zijn bestellingen en producten volledig traceerbaar. Alle docuemtnen zijn voor zowel de klant als elke medewerker eenvoudig raadpleegbaar zodat vragen over levering of beschikbaarheid snel beantwoord kunnen worden. Odoo is in deze een enorm krachtige tool die toelaat medewerkers in te zetten waar ze echt een verschil maken, kalme en drukke periodes door te komen zonder personeelsproblemen, snel te groeien, ...
